项目管理,如何做到流程标准化？
2024-03-04
在项目管理的流程中，每个阶段都有自己的起止范围，有本阶段的输入文件和本阶段要产生的输出文件。
同时，每个阶段都有本阶段的控制关口，即本阶段完成时将产生的重要文件也是进入下一阶段的重要输入文件。每个阶段完成时一定要通过本阶段的控制关口，才能进入下一阶段的工作。
项目管理流程一般包括为五个部分：项目的启动、项目的计划、项目的实施及控制过程、项目的收尾和项目的后续维护。
学过PMP®项目管理的人都知道五大过程组。五大过程组其实就是项目的标准化流程。
一、项目启动
启动一个项目的主要目的是获得公司或上层对项目的授权，项目启动期是项目团队与项目利益相关者共同参与的过程。
在项目启动阶段，主要靠项目团队成员间的沟通达成思想统一
一个获得高效成功的项目背后一定有靠谱的团队、工具和思维在支撑。
1.1 新时代需要好的项目思维
要警惕“先干起来”的诱惑。
在改革开放初期，可以凭匹夫之勇能把业务干起来，因为那时拼的是胆大。而 2022 年一批企业爆雷的主要原因则是杠杆率太高，2022 这一年就是从匹夫之勇时代过渡到有组织有预谋时代的转折点，企业和个人都要面对一个所有人都看得见机会的存量市场。
在大家都能看见机会的情况下，能否抓住机会，不取决于谁先看到，而取决于谁能真正抓住机会
1.2 项目启动需要靠谱的团队、高效的工具
项目启动要确定参与项目人员范围，以及项目的负责人与管理层。让项目团队的每个人明确自己的职责范围，并保持信息、进度的互通、目标的一致，这就是一个靠谱的团队的雏形。
选好的工具不一定能保证项目的成功，但是好的项目背后一定有好的工具。甘特图是在项目管理中常用的工具。
以往用 Excel 就可以做甘特图来管理项目，但是很难做到多人协同，并且面对项目过程中的变更，Excel 很难做到即时同步。
1.3 项目启动要做什么?
实践中，为了完美地启动项目，建议用结构化方法实施项目启动。
1.3.1 制定项目的目标
项目的目标制定要符合 SMART 原则，即：要清楚工作的量有多少、怎么测量、如何实现、何时完成。
1.3.2 整合团队
项目管理中，人是宝贵的资源，也是最难以把握的资源。项目经理如何整合团队以取得高绩效是一个挑战。
1.3.3 发布项目章程
发布项目章程的编制，一个目的是要表明项目及其团队已经得到了管理层的支持；另一个目的是向项目团队中的每个人告知项目的存在，明确他们对项目的职责和权利。
1.3.4 项目启动会
名正言顺地正式启动项目极为关键，将项目的相关人员召集到一起举行一次启动会议是非常有必要的，项目启动仪式要尽可能正式化。
二、项目计划
计划阶段的内容和目标？
1、在质量，时间和资源中取得平衡，从而进一步明确范围；2、具体阶段及时间进度表；3、管理计划（时间、范围、风险、沟通等)；4、具体工作任务和执行次序（优先级）；5、风险分析；6、得到相应的项目相关方批准的项目计划；
计划阶段主要任务：
工作任务分解：
任务工期估算；
时间进度安排；
风险与沟通计划；
2、项目整体计划
计划阶段的主要成果：
任务分配计划：精细化任务分解，责任到人，能够估算工期和工作量；
时间进度计划：根据项目任务的执行顺序、时间计划及所需资源等进行分析，制定计划；
风险计划：风险等级评估规则、明确风险响应计划、假设所列计划中有可能出现的风险、分析执行中哪里有可能出现的风险、回顾以往项目中曾出现的问题；
沟通计划：制定好项目会议制度，如利益干系人、所需信息、频率、方法、责任人等；保证计划执行所需资源，化解冲突；
计划阶段用到的文档：填写项目统计表、项目基本信息表、项目进程表计划阶段用到的工具：甘特图、里程碑图、网络图、思维导图
计划阶段的三个关键点：1、明确项日范围及具体任务；2、全面的风险认识；3、各关键人员的识别与沟通计划。
计划阶段常见问题：对工作任务分解不充分；风险意识不强及没有沟通计划；计划常由个人指定，项目组没有达成共识。
3、实施：指导和管理项目的执行活动
这一阶段通常是通过沟通、会议来指导和管理项目的执行活动，如与项目成员：项目讨论会、成员进度汇报、项目例会等。
如果是面向高层，就需要想清楚以下问题：“谁，为什么需要信息？”、“他们需要什么类型的信息？何种相近程度、频率？”、“当你和高层及客户沟通时，你的目标是什么？采用什么样的方法完成沟通?”
会前：
明确为什么开会，以及预期获得什么效果
考虑是否可以取消会议
确定要参加的最少人数
确认会议室
和关键与会者就会议议题及持续时间进行沟通
会中：
做好准备，按时开始，首先说明会议目的和议题议程
每位与会者都有发言机会
对会议内容进行口头总结
会后：
会后发布会议纪要给每位参与者
会议必须产生明确的决定
所有决定必须立即付诸行动
三、执行过程
在执行过程中，项目团队开始按照项目计划实施任务。这包括分配资源、指派任务、开展工作、监控进展等。执行过程需要保证项目文档的及时更新，并始终关注项目的质量和风险。此外，在执行过程中还需要不断开展沟通和协调，使得项目团队成员能够充分了解其角色和责任，确保项目团队成员之间的紧密合作。
四、监控过程
监控过程是项目管理中的一个重要环节，用于跟踪项目进展情况，保证项目按照计划进行。在监控过程中，项目经理需要定期收集数据、分析数据、评估绩效、审核变更请求，以及更新项目文件。还需要开展沟通和协调，以解决各种问题和风险，确保项目正常运作。
五、收尾：项目收尾和结束
收尾流程：评估与验收——领导审核并确认——项目总结——文档归档。
归档文档：项目结果文档、项目评审验收报告、项目总结报告、项目交付的其他文档。
当然，理清了项目管理全流程还远远不够，项目经理还需要通过不断的实践，在实际做项目的过程中加深理解，积累经验，这样才能真正掌握项目管理的精髓。
综上所述，项目管理中的五大过程包括启动过程、规划过程、执行过程、监控过程和收尾过程。这些过程将项目分解为若干个阶段，并指导项目团队开展各项工作。正确的实施这些过程，能够最大限度地提高项目的成功率和效果，使项目达到最终目标。
