会沟通的项目经理,是怎么管理干系人的?
2024-01-29
项目沟通管理是确保及时、正确地处理项目信息所需的过程。项目经理需要花费大量的、无规律的时间与各方进行沟通、联络。所谓各方，其中最重要的就是项目干系人。
为什么要进行干系人管理？
通常，项目经理需要识别项目干系人，以确定他们的需求及对其需求的影响。而且要在项目周期的初始阶段就要识别项目干系人。
我们需要在整个项目周期内积极地管理干系人的需求和期望。充分地影响相关的干系人提高“完成工作”的能力。这就要求项目经理充分了解正式地和非正式的组织结构，例如客户、合作伙伴、承包商等等。
要记住一条金科玉律，以客户的要求为准，来解决干系人之间存在的分歧。而寻找适当的方法来解决这些分歧是项目经理的重大挑战。
做干系人管理的原因是为了推动干系人的满意度。这需要你这里做可靠的、可信赖的、不断地努力。不仅仅需要知道干系人的需要和期望，更要对这些需求进行投入。持续、频繁（每周、甚至每天）地对干系人的需求进行投入，这将帮助项目取得成功。
识别干系人
识别干系人是项目管理的第一步。干系人是指对项目有直接或间接利益的人或组织。干系人可以包括项目发起人、客户、承包商、员工、政府机构、媒体等。在识别干系人时，我们需要：
列出干系人：首先，我们需要列出所有可能与项目相关的干系人。这包括直接参与项目的人和组织，以及可能会受到项目影响的人和组织。
分析干系人：接下来，我们需要分析每个干系人对项目的影响，以及他们对项目的态度和期望。我们还需要考虑他们的权力和影响力，以及他们的利益和风险。
通过识别和分析干系人，我们可以更好地了解项目的环境和局势，并采取相应的措施来管理干系人。
如何管理项目干系人？
1、想要更好地管理项目干系人，我们需要注意以下技巧
保持沟通畅通、有效：我们应该更及时、快速地了解到他们最新的需求；
明确要求：我们需要从项目一开始就明确项目干系人需要做什么、交付什么以及交付的截止日期；
建立关系：与项目干系人建立良好的关系是成功管理项目干系人的必要条件。我们应该更了解他们以及他们要关心的内容，并与他们建立一个融洽的关系；
及时反馈：项目干系人所反馈的问题以及他们的担忧，我们应及时有效地进行处理。这反映出我们认真对待了他们的意见，并能及时对他们的需求做出回应。
2、管理项目干系人：决定我们想从项目干系人那里得到什么?
首先我们需要考虑这些方面：
项目干系人在项目中的角色是什么？
项目干系人的影响力有多大？
项目干系人对项目的兴趣是什么？
项目干系人对项目成功起了多大的推动作用？
然后，让项目干系人在项目早期就参与进来，并定期与他们保持有效的沟通和联系，确保他们对项目的接受和支持。我们可以通过以下几种方式与项目干系
人建立联系：定期的会议同步；发送产品版本更新及产品报告；进行干系人调研。
3、管理项目干系人：频繁沟通
与项目干系人的沟通是项目管理 的关键点。对于项目干系人来说，他们需要知道在整个项目过程中发生了什么，然后针对这些变化表达自己的意见或建议。
因此，频繁沟通能够帮助项目干系人与项目团队 之间建立起信任和理解关系，同样也能够帮助他们参与到项目中，了解项目的重要性。我们可以通过几种不同的方式与项目干系人进行沟通：电子邮件、电话、与团队的定期会议以及项目管理协作工具等。
4、管理项目干系人：应公开透明
将目标和目的透明化：对于项目干系人来说，比较重要的一点是他们需要知道我们想要实现什么，以及为什么要这样做。当涉及到与他们的沟通时，要尽可能地解释清楚，这样能够加强双方之间的信任关系；
明确项目时间表：明确项目时间表及时间节点，能够让项目干系人明确知道他们什么时候可以得到交付成果；
明确项目风险：在管理风险时，我们应该提前告知可能会遇到的风险，并做好相应的预防措施；
明确潜在挑战：当我们在项目过程中遇到了一些潜在的障碍或挑战时，应及时告知项目干系人，听听他们的想法。
5、管理项目干系人：应处事灵活
在管理项目干系人时，我们应灵活变通。项目干系人的需求会随着时间的推移而产生变化，这时我们应积极地拥抱变化，并根据需要调整自己的管理方式与处理方法。请记住以下小技巧：
乐于改变：根据项目干系人的反馈，不断地尝试新事物、调整计划；对项目干系人的要求做出回应：如果项目干系人要求什么，尝试满足他们；
适当妥协：对于项目干系人的一些要求，我们可以尝试找到一个让双方都满意的中间地带。项目干系人的管理是一门学问，总结来说就是以下三步：
对项目干系人进行调研、分析；
了解他们的需求和意愿、想法；
针对干系人的不同需求提出相应的解决措施。
干系人管理是一个持续不断的过程，也是项目管理中不可忽视的一部分，希望通过项目干系人管理，让大家能够“兵来将挡，水来土掩”
