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为项目准备需求建议书的目的是从客户的角度全面、详细地阐述为了满足识别出的需求所要做的工作。一份优秀的需求建议书能让承约商或项目团队明确客户的期望，以便能准备一份全面的申请书，以可行的价格满足客户的需求。

另外，需要指出的是，在很多情况下，不必准备正式的需求建议书，相反，需要的只是非正式的联系交流，当项目由公司内部人员执行时，通常会出现这种情况。

以下是给外部承约商起草一份正式的需求建议书的一些指导方针——

工作陈述涉及项目的范围，要概括指出要求承约商或项目团队执行的任务或工作单元，比如，需求建议书是要盖一座房子，承约商就要知道他的工作是设计并盖好房子，还是按照客户的要求设计建造房子。

客户要求包括大小、数量、颜色、重量、速度，以及其他承约商提出的解决方案必须满足的物理参数和操作参数，比如建造房子可能包括100平米的面积、三间卧室、两个卫生间等要求。

有些要求还会提到绩效问题，比如一个针对自动结账和收款系统的需求说明书，绩效要求可能包括每天能办理12000次交易的功能和其他特定的功能。

客户也可以把这些要求作为验收标准，比如项目承约商必须经受自动结账和收款系统的测试，在客户接受了系统并向承约商最后付款之前，向客户证明系统能符合工作绩效的要求。

交付物是承约商要提供的实体内容，或客户要求承约商提供的定期进度报告或终期报告。

比如，需求建议书中可以说明客户将提供用于手册上的公司标志，如果需求建议书是针对一套测试电路板的自动设备，它或许会说明在设备交给客户之前，客户要向承约商提供一定数量的电路板，用于生产期间的设备测试。

比如，需要建造房屋的客户在施工开始前可能想要评审和确认建房计划。

合同是按固定价格订立的，这样不论承约商的实际成本是多少，客户都按既定的数目付款。或者，合同还可以视时间、原材料而定，在这种情况下，不管实际成本是多少，客户都会向承约商如数支付报酬。

比如，建造房屋的客户可能会把付款安排具体化，在达到一定的阶段性成果时以总价格的一定百分比付款——如地基完成付25%，框架完成再付25%等等，直到项目全部完成为止。

需求建议书可以只简单的表述房子必须在六个月内完成，也不可能包括更详细的时间进度。

比如结账和付款系统必须首先进行设计和开发，在项目开始的四个月内要举行设计评审会议；然后，系统必须在设计评审的四个月内安装和测试；最后，承约商必须在系统安装后的一个月内提供所有的系统文件和操作培训。

客户想要在一定的日期前收到所有的申请书，以便能同时进行比较、评价。比如，客户可能会要求承约商在正式发布需求建议书后30天内提交申请书。

客户通常会在需求建议书中指出，一旦超过预定日期，提交的任何申请书将不予接受，因为放宽某些承约商准备申请书的时间是不公平的。

如果客户想在几个承约商之间比较、评价申请书，就应该在格式与内容上达成一致，这样才可以公平的进行评估。这些说明可能会限制申请书的最多页数，以及客户希望承约商提供的成本或其他规格方面的细节的数量。

客户将用它来评价相互竞争的承约商的申请书，以便从中选择一个来执行项目，此标准可能会包括以下内容：

• 承约商从事类似项目的经验。承约商多长时间以前曾做过类似的项目？他们是在预算内并且按时完成的吗？客户满意吗？

• 承约商提出的技术方法。使用哪种类型、结构的计算机硬件？数据库的设计方法是什么？使用哪种软件语言来建立管理信息系统？

• 进度计划。承约商能否遵守所要求的进度计划？

• 成本。如果估算是基于时间和原材料而进行的，成本合理吗？有遗漏项目吗？承约商是不是看起来提交了一份低成本预算，但在项目进行中会增加成本而导致最终的成本远远超出原始估算？

通常，客户希望承约商提交的申请书能够以最合理的成本满足需求建议书中所列的要求，但是在某些情况下，客户暗示一下大致的费用数额是很有用处的。