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对于非常关注技术的项目经理来说，最困难的事情就是选择省略哪些细节以及何时省略，在写规格说明书时，同样需要注意这个问题。

在规格说明书中突出重点，会让人们对任务更了解，并且持续开展下去。读过规格说明书后，事情要如何推进，在他们的头脑中会更加清晰，同时PM或团队其他人提出问题的质量也会提高，要达到这种效果就要努力找到对项目有重要贡献的人。

当然，对于复杂的对象模型或非常详细的界面，更高的复杂度是不可避免的。有些事情可能要花一些时间才能理解，但是必须要确定实际就是这样。比较常见的是，以复杂度作为借口，掩盖其撰写乏味或思想平凡。

撰写规格说明书的全部重点，就是以某种方式描述事物，而这种方法能够让人们通过最少的努力就能够理解说明书。在最糟糕的情况下，理解规格说明书所花的时间，会比设计它所花的时间还长。

虽然撰写规格说明书的的标准非常主观，但为了更好的描述项目任务，有一些事项还是要尽量注意的——

（1）从其他规格说明书那里借用良好的说明内容（即使是其他人写的）

适当使用超文本，如果需要可以从网站上摘取有用的概要——团队领导应该鼓励这样做，你不需要描述或说明所有的事情。

（2）避免行话和模糊不清的语言

除非你确定使用行话对大家有帮助，否则就别用。或者，必须要用的话，可以通过把宏观概念分解，转变成不易产生歧义的知识，同时消除多余的语言堆砌，来减少刻意把事情概念化可能会引起的困难。

（3）备有旧的规格说明书

当你受困于不知如何才能最好的表达概念或者图示说明时，旧的规格说明书就是很好的参考资料，当你看到别人写了一份优秀的规格说明书时，也需要借鉴。

（4）撰写规格说明书时，心中要有特定的读者群

即使是10人的团队，也可能有4-5人会极度依赖规格说明书。在这些人之中再加上一个精明的人，但他不在团队内，对你正在使用的特定技术不熟悉，那你要怎么对他描述困难的概念？

（5）这是参考资料还是规格说明书？

规格说明书通常不需要完整的API参考资料，或者描述每个实例或可能的行为。把焦点集中在10-15个常用或最重要的案例上，并且以另一份独立的文件把剩余的部分都列出来（不用太详细），这样是完全合理的。

（6）深入研究之前，从高层次来描述复杂的算法

考虑如何以分层次的方法来说明，也许是最快的学习方法——即使对精明的人也是如此。至少，良好的摘要和概述会长久使用。