怎么才能写出让领导满意的周报?项目经理必看!
2022-09-20项目管理是典型的目标结果导向、需要体系化和专业化技能的岗位,除了需要完善的理论知识、也要具备丰富的实战经验。
项目管理很多时候都是在和人打交道,在掌握PMBOK理论知识的基础上,还需要在项目管理中不断实践应用。
而作为项目经理,也需要对领导进行向上管理,而项目汇报是否具有结构性、逻辑性,则会直接影响管理层对项目经理掌控项目程度的看法。
所以,项目经理需要把写好周报作为自己必须修炼的一项基本功,这样才能更好的向领导反映当前项目状态,并获取他们的支持。
那么,如何界定一份项目周报写的好不好呢?
(1)好的项目汇报一定要注意重点突出、结论明确、要求具体、措施可行。这样,领导就能通过周报对整个项目当前的状态、需求、进度、风险以及后续计划一目了然。
(2)不好的项目汇报只是像流水账一样去陈述事实,需要领导自己推导结论;只能看到当下,看不到整体概貌,也无法通过周报去判断项目状况到底是否正常。
更致命的是,领导看到这样的周报不知道需要帮你做什么、你自己要做什么,以及你需要别人帮你做什么。
不过,想写出一份优秀的项目周报也并不难,关键是理清项目周报的核心架构。
(1)本周概述
对本周的项目状况做一个整体的阐述,能够反映当前的项目态势,这样,即使领导没有时间,也能对项目整体情况有大致了解。这部分内容一定要高度概括,但又不能空虚。
例如:
截至本周,项目整体完工65%,已完成工作量比项目计划超出8%。
项目第三阶段验收完成,客户第二笔走款流程已启动,预计下周回款489万元。
从下周开始进入第四阶段预计共3周的项目交付。其他客户沟通、供应商采购、商务付款等按计划正常进行。
(2)主要事件
这部分内容主要列出里程碑或重大事件。
4月26日,顺利通过第三阶段验收。
4月27日与甲方项目负责人完成第四阶段需求确认。
5月3日完成外采设备付款。
(3)项目进度
使用甘特图列出本周完成的工作在整体项目进度中的位置,与项目计划相比是提前还是滞后、与上周相比的前进量。
(4)当前问题、风险及解决办法
列出当前在商务、资源、工期、成本、质量等方面存在的问题或者风险,并给出切实可行的行动方案。需要管理层或其他部门协助完成的工作,写入到“所需支持”这部分。
(5)下周工作计划
制定下周工作计划时,要遵循SMART原则,对应到项目计划中的下周目标,分解到具体的工作,时间节点、责任人、配合人。这部分并不是需要很细致的罗列项目技术或者工程部分的分工,而是包括商务、采购、技术、供应商管理等多方面的工作计划。
在具体写周报的时候,还有以下几点需要注意:
(1)如果是单项目的周报和计划如下
项目概况:进度百分比、当前进度状态。本周完成情况概要,以及下周计划概要。
问题&风险:描述、解决进度、下一步工作计划、需要的帮助、计划解决日期。
质量指标:(到测试阶段)测试bug数和收敛程度。
项目细节:可通过甘特图展示任务进展(本周完成情况和下周计划)。
(2)若是多项目的周报和计划如下
通常用表格形式来汇总上报,比如:项目名称、项目基本信息、里程碑、项目状态、项目进展(包括本周进展和下周计划,分两段来写)、风险&问题、所需帮助、项目成员、其他备注。