警惕!管理项目需要避免的5个悲剧性错误

2022-09-20

每个项目经理都会经历从新手到成熟的过程,在这个过程中,项目经理可能会因为自己经验不足或管理方法不成熟而出现一些悲剧性错误,这些错误在新手项目经理中更加常见,但成熟的项目经理也不能掉以轻心。

 

 

 
1
 
 

任务考虑不周到

 

 

新手项目经理一个常见的错误是,在做项目规划时掉落任务。比如,一个为期5个月的项目,在实施了两个月之后,你才发现忘记了一些关键任务(如测试、供应商分析、需求文档准备、用户访谈等),导致项目可能无法如期交付,这种情况是很可怕的。

 

当然,规划到事无巨细、没有任何遗漏也是不现实的,但是大块工作往往是容易被遗漏的,尤其是项目非常复杂,涉及众多相关方时。

 

建议:

 

如果有条件的话,可以找一间空会议室作为项目的作战室,把项目任务贴出来。组建一个有广泛参与的团队来进行这个活动,并要求他们以小组为单位进行头脑风暴,讨论各自所负责项目区域的任务,然后把任务贴在墙上。

 

接下来,让各小组依次浏览各个区域 ,找出前几个小组可能忽略的任务,再添加上去。这种实体布局能够提供一个真正意义上退一步观察的机会,发现可能的遗漏,也能比较好地展示项目全景。

 

 

 
2
 
 

过分注重工作任务

 

 

新手通常会错误地认为,项目管理的关键是要纪律严明。但实际上,在项目初期建立强大的人际关系网才是最重要的。虽然,项目管理大部分都是在密切监控和管理任务,但工作是由人来完成的,而强大的人际关系会更有利于任务的开展。

 

一般情况下,项目的初始阶段是破冰的好机会,团队容易建立起更强的纽带,这会在项目后期起到非常重要的作用。所以,不要过于专注任务而忽略人际关系,否则会使项目付出惨重的代价。

 

建议:

 

在会议开始前的环节中,请每个人分享他们的第一份带薪工作或者自己最喜欢的影视剧、节目等,这类简单的习惯分享可以成为整个团队建立真诚关系的催化剂。

 

 

 
3
 
 

忽略偷懒的团队成员

 

 

虽然过分专注任务是不提倡的,但是过度经营同事关系也有风险,因为这样很容易使团队中的某些明显问题被忽略,如偷懒的人等。如果管理项目的时间足够长,你肯定会遇到一两个懒人,他们不仅会阻碍整个项目的成功,还会耗费你的时间,拉低团队士气。

 

所以,项目经理要做到“任务管理”和“关系管理”两手抓,这是让团队既能放手大干,又能负起责任的关键。

 

建议 :

 

要积极主动,尽早制定团队的规则。在开发过程中,向团队明确问责制。

 

 

 
4
 
 

低估任务工期

 

 

不知道你有没有注意过 ,做一件事所花的时间往往比我们预期的要长?你以为只需要1分钟就能搞定的电子邮件,实际上花了将近10分钟才写好。低估一项任务的实际耗时是很正常的,因为我们倾向于把事情往好处想,但这种“最好的情况”其实很少能够实现。可见,这种常见的倾向可能会破坏你的时间规划。
 

要避免出现这种情况,就要鼓励任务负责人多考虑各种可能会影响项目进度的因素,包括规划用时、延迟、假期审查或测试时间、审批时间等,并以此作为“最有可能”的工期预估参考。

 

建议:

 

要求任务负责人为每个主要任务提供最佳情况、最坏情况和最有可能的时间预估,以提供正确的估算,并在早期阐明潜在的各种风险。

 

 

 
5
 
 

识别风险不及时

 

 

让项目经理最头疼的就是重大风险或问题发现太晚。其实,经验丰富的项目经理都知道,每个项目都有风险,所以,尽早并经常性地识别风险是很重要的。

 

在项目进行过程中,被动地等待风险暴露会给项目带来无穷后患,而在项目规划的早期阶段进行风险分析并采取行动,而后在整个项目生命周期中积极地规避风险则是至关重要的。

 

建议:

 

项目早期就是项目经理最需要了解实情的时期,这对于一个新成立的项目团队来说,也是最难坦诚和直接表达顾虑的时候,因此匿名提议可能会是理想的方法。

PMP®考试服务
  • PMP通关必备
热点问题 更多